Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Запрос на предоставление документов по торгам образец

Генеральному директору ООО «Настурция» А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением, генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке.


Инфоinfo
Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  • дата, исходящий номер;
  • название запроса, отражающее характер просьбы;
  • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  • суть просьбы;
  • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  • завершение документа (подпись, печать).

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн8 файловСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел.


(49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс» А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн8 файлов

Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос.

Вниманиеattention
Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.

Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.
В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

  • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
  • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
  • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства.
Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов.

ФЗ:

  1. Она не должна содержать контактных данных и передается в обезличенной форме. Если заказчиком установлены требования о подаче первой части заявки на фирменном бланке организации, то он нарушает закон.
  2. В первой части заявки на поставку товара должно быть прописано не только согласие поставить указанный товар, но и его конкретные характеристики: торговая марка, технические параметры, в некоторых случаях – изображение или эскиз.
  3. Страна происхождения товара указывается в закупках, в которых предусмотрены ограничения или запрет на допуск импортных товаров до участия в торгах.

ФЗ: свидетельство СРО, лицензии, аттестаты и пр.

  • Документация, указанная в ч. 2 ст. 31 44-ФЗ: копии госконтрактов и актов выполненных работ и пр.
  • Декларации о соответствии участника требованиям по п. 3-9 ст. 31 44-ФЗ или ограничениям по ст. 14 44-ФЗ: сертификаты СТ-1, акты экспертизы от ТПП и пр.
  • Документы, которые подтверждают права на преимущества по ст. 28-29 44-ФЗ (декларация о принадлежности к учреждениям УИС или общества инвалидов).
  • Декларация о соответствии товара установленным требованиям: регистрационные удостоверения.
  • Декларация о принадлежности компании к субъектам малого предпринимательства или социальным НКО по ст.

Оформить его можно в двух видах:

  1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  2. Второй способ — напечатать письмо.
    Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Сроки ответа на письмо-запрос

Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ.

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

Письмо-запрос подтверждения информации

В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно.

Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн8 файловСкачать пример письма-запроса подтверждения информации .doc

ОАО «Инвест-профи» 167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1 ИНН 4536573895 Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12 В ООО «Иринарх» 167030, г.
Москва, пер. Лялин, 14

15.05.2017 г., исх.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *